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Externe und Normale Nutzer auf allen Accounttypen können Projekte erstellen.

⏱ 6 Minuten Lesezeit

Überblick

Projekte sind eine der wichtigsten Möglichkeiten, um in Wrike Arbeit zu organisieren, zu verwalten und darüber Berichte zu erstellen. Verwenden Sie Projekte, um eine Aufgabengruppe zu verwalten, die Bestandteil eines größeren Ziels ist. Projekte ermöglichen es Ihnen, Status und Fälligkeitsdaten unabhängig von einzelnen Aufgaben zu verfolgen und Informationen direkt zum eigentlichen Projekt hinzuzufügen: Verantwortliche für das Projekt, Anfangsdatum, Enddatum, benutzerdefinierte Felder und alle Anhänge oder Unterhaltungen, auf die das Projektteam Zugriff haben will.

Kurzer Tipp! Lesen Sie unseren Artikel zur Archivierung für Informationen zum Archivieren von Projekten. 

 

 

Projekte im Vergleich zu Ordnern

Die wichtigsten Details finden Sie hier. Ausführlichere Informationen zur Verwendung der einzelnen Elemente finden Sie auf unserer Seite Bausteine: Aufgaben, Ordner und Projekte.

  • Mit Space können Sie Projekte und Ordner zu einem einzigen Baustein gruppieren. Beispielsweise können Spaces Projekte, Ordner und Aufgaben enthalten, die miteinander in Beziehung stehen. Spaces können Daten enthalten, die mit Ihrem Team, Ihrer Abteilung, einem speziellen Projekt oder irgend einem anderen Unternehmensprozess im Zusammenhang stehen.
  • Verwenden Sie Ordner, um die Arbeit zu kategorisieren. Mit Ordnern können zum Beispiel Projekte und Aufgaben nach Teams, Kunden, Arbeitsschritten oder sonstigen für Ihr Team geeigneten Aspekten aufgegliedert werden. Ordner können Unterordner, Projekte und Aufgaben enthalten.
  • Verwenden Sie Projekte, um eine Aufgabengruppe zu verwalten, die Bestandteil eines größeren Ziels ist. Sie können den Status und die Fälligkeitstermine eines Projekts unabhängig von einzelnen Aufgaben verfolgen und Sie können Dateien und Anmerkungen hinterlegen, die für das Projekt-Team zugänglich sein müssen.  
  • Aufgaben sind Aktivitäten, die durchgeführt werden müssen. Aufgaben können unabhängige Aktivitäten oder Teil eines größeren Projekts sein.
  • Zu guter Letzt sind Teilaufgaben die Schritte, die Sie durchführen müssen, um eine Aufgabe zu erledigen. Teilaufgaben sind besonders nützlich, wenn unterschiedliche Mitarbeiter für die verschiedenen Schritte einer Aufgabe verantwortlich sind.

Erstellen eines Projekts

Ein neues Projekt erstellen

  1. Klicken Sie auf das "+" neben dem Space-Namen in der linken Navigationsleiste. Klicken Sie alternativ auf die große Schaltfläche "+" in der oberen linken Ecke des Workspace.
  2. Wählen Sie in dem nun erscheinenden Pop-up Fenster "Projekt von Ordner".
  3. Geben Sie den Namen Ihres Projektes ein.
  4. Geben Sie weitere Projekt-Attribute an:
    • Wählen Sie die Standard-Ansicht für das Projekt.
    • Bestimmen Sie, mit wem Sie das Projekt teilen wollen.
    • Bestimmen Sie für das Projekt das Anfangs- und das Enddatum.
    • Fügen Sie weitere Projektverantwortliche hinzu.
  5. Klicken Sie auf "Erstellen."

Einen Ordner in ein Projekt umwandeln

  1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste mit der rechten Maustaste auf einen Ordner. 
  2. „In ein Projekt umwandeln“ wählen.

Um Projekte leicht von Ordnern zu unterscheiden, befindet sich in der Navigationsleiste bei Projekten links vom Projektnamen ein Klemmbrett-Symbol clipboard.

Einen Unterordner in ein Unterprojekt umwandeln

Sie können die selben Schritte wie oben beschrieben folgen, oder:

  1. Rechtsklick auf einen Unterordner in der Listenansicht.
  2. "In ein Projekt umwandeln" wählen.

Projekteigenschaften

Von den Projektinformationen aus können Sie auf die Eigenschaften eines Projekts zugreifen und diese bearbeiten. Wählen Sie einfach ein Projekt aus dem Projektbaum 1 und ein Fenster mit den Projektinformationen 2 wird automatisch angezeigt.

Von hier aus können Sie folgende Eigenschaften des Projekts ansehen und bearbeiten:

Verantwortliche

Die Eigenschaft "Verantwortliche" 1 ermöglicht es Ihnen, klar festzulegen welche Person(en) für ein Projekt verantwortlich ist/sind. Um einen Projektverantwortlichen hinzuzufügen, klicken Sie neben dem Feld “Verantwortliche” auf “+” 2. Tippen Sie die ersten Buchstaben des Namens des Nutzers ein, den Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie den Namen aus der Dropdown-Liste aus, sobald er erscheint 3. Wenn Sie jemanden als Verantwortlichen hinzufügen:

  • Das Projekt wird automatisch mit dem Nutzer geteilt (wenn es zuvor nicht mit ihm geteilt wurde). Eine Pop-up-Nachricht mit dem Schaltfeld „Rückgängig“ wird angezeigt. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird das Projekt ab diesem Zeitpunkt nicht mehr mit dem Nutzer geteilt.
  • Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung über die Änderung (abhängig von ihren E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen).
  • Eine Notiz zum Kommentarbereich des Projektes wird hinzugefügt.
  • Das Profilbild des Nutzers wird im Feld des Verantwortlichen angezeigt.

Kommunikation

Verwenden Sie die Bereiche für Beschreibungen und Kommentare, um auf einfache Weise Informationen mit Ihrem Team auszutauschen und über den Fortschritt Ihres Projekts auf dem Laufenden zu bleiben. Das Beschreibungsfeld ist ein Echtzeit-Editor, in dem Sie wichtige Projektinformationen bearbeiten und aktualisieren können. Der Kommentarbereich wiederum ist eine großartige Möglichkeit, um Fragen zu stellen oder die Aufmerksamkeit eines bestimmten Teammitglieds zu gewinnen, indem Sie dieses in einem Kommentar @erwähnen.

Arbeitsablauf

Der Arbeitsablauf eines Projekts 1 bestimmt den Standard-Arbeitsablauf für alle neuen in dem Projekt angelegten Aufgaben. Alle Nutzer von kostenlosen und Professional-Accounts verwenden den Standard-Arbeitsablauf. Nutzer von Business- und Enterprise-Accounts können vom standardisierten zu einem ihrer benutzerdefinierten Arbeitsabläufe wechseln. Um den Arbeitsablauf eines Projekts zu ändern, klicken Sie einfach auf den Dropdown-Pfeil neben "Standard-Arbeitsablauf" und wählen Sie den Arbeitsablauf, den Sie für dieses Projekt als Standard festlegen möchten.

Dateien anhängen

Hängen Sie Dateien 2 direkt an ein Projekt an, um diese leicht auffindbar und zugänglich zu machen. Hierfür auf "Dateien anhängen" klicken und dann auswählen, von wo aus Sie eine Datei anhängen möchten (von Ihrem Computer oder von einer der unterstützten Cloud-Plattformen). Ein Pop-up-Fenster wird angezeigt 3, in dem Sie die Datei auswählen können, die Sie anhängen möchten. Anhänge sind eine großartige Funktion und Sie können noch viel mehr darüber erfahren, was Sie mit Dateianhängen alles tun können.

Freigabeeinstellungen

Wie Spaces, Ordner und Aufgaben können auch Projekte privat sein oder mit anderen geteilt, bzw. für andere freigeben werden. Sie können Freigabeeinstellungen ansehen und bearbeiten, indem Sie auf das Freigabesymbol 4 im Projektinformations-Fenster anklicken. Im oberen Teil des nun angezeigten Menüs können Sie sehen, mit wem das Projekt zurzeit geteilt wird. Darunter befindet sich ein Suchfeld mit Dropdown-Liste, mittels dessen Sie das Projekt mit weiteren Nutzern teilen können. Lesen Sie nähere Informationen darüber, wie Sie ein Projekt teilen können. Bei Bedarf können Sie das Teilen eines Projekts aufheben.

Status

Benutzen Sie Projekt-Status 1, um anzuzeigen, wie Ihr Projekt vorankommt. So wie Ihr Projekt voranschreitet, ändern Sie den Status entsprechend den Standard-Status des Projekts 2:

Für Accounts, die vor dem 15.4.2019 erstellt wurden, stehen gegenwärtig diese 6 Status-Optionen zur Verfügung:

  • Grün: Projekt verläuft problemlos und wird termingerecht fertiggestellt.
  • Gelb: kleinere Rückschläge, der Fälligkeitstermin des Projekts kann beeinträchtigt werden.
  • Rot: Projekt liegt hinter dem Zeitplan, der Fälligkeitstermin wird überschritten.
  • On Hold: das Projekt ist in Wartestellung.
  • Abgebrochen: Projekt wurde abgebrochen.
  • Abgeschlossen: Projekt ist abgeschlossen.

So wählen Sie einen Status: 

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Statusfeld.
  2. Klicken Sie auf den nun erscheinenden Dropdown-Pfeil.
  3. Wählen Sie eine der Status-Optionen.

Der von Ihnen gewählte Status wird im Statusfeld angezeigt und ein dünner Balken in einer entsprechenden Farbe erscheint am gesamten oberen Rand des Projektinformations-Fensters.

Für Accounts die nach dem 15. April 2019 erstellt wurden:

  • Neu: Für (neu erstellte) Projekte, an denen Sie arbeiten wollen, wo Sie jedoch mit der Arbeit noch nicht begonnen haben.
  • In Arbeit: Für Projekte an denen Sie aktuell arbeiten.
  • Abgeschlossen: Für Projekte, die bereits erledigt sind.
  • On Hold: Für Projekte die verschoben worden oder vorübergehend On Hold sind. Projekte können auch dann mit "On Hold" gekennzeichnet werden, wenn sie bereits terminierte Anfangs- und Enddaten haben.
  • Abgebrochen: Für Projekte, die nicht mehr relevant sind oder die nicht mehr erledigt werden müssen.

So wählen Sie einen Status:

  1. Klicken Sie auf das Statusfeld
  2. Aus dem nun erscheinenden Dropdown-Menü, wählen Sie eine der Status-Optionen.

Der von Ihnen gewählte Status wird im Statusfeld angezeigt.

Nutzer mit Business- und Enterprise-Accounts können Status aus irgend einem ihrer benutzerdefinierten Arbeitsabläufe wählen:

  1. Klicken Sie auf das Statusfeld.
  2. Klicken Sie auf das Feld "Arbeitsablauf ändern", welches unten im Dropdown-Menü erscheint.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Arbeitsablauf, aus dem Sie einen Status wählen wollen.
  4. Wählen Sie den Status aus der Liste die erscheint.

 

Anfangsdatum

Helfen Sie Ihrem Team, auf dem gleichen Stand zu sein, indem Sie für Ihr Projekt ein Startdatum 3 festlegen. Hierfür klicken Sie auf das Feld neben "Startdatum" und geben ein Datum ein.

Enddatum

Zeigt an, wann ein Projekt abgeschlossen sein muss. Hierfür klicken Sie auf das Feld neben “Fälligkeitsdatum” 4 und geben Ihr Datum ein.

Projekttermine aktualisieren

Die Aktualisierung von Projektterminen ist in Business-Accounts und höher verfügbar. Normale Nutzer können die Aktualisierung von Projekt-Terminen aktivieren, außer dieses Recht ist in ihrer Zugangsrolle deaktiviert.

Anstatt Projekttermine manuell einzugeben, können Sie die Aktualisierung der Termine aktivieren. Wrike überprüft automatisch die Anfangs- und Endtermine aller Teilprojekte, Aufgaben sowie Teilaufgaben innerhalb des Projekts und legt das frühste Anfangsdatum und das späteste Enddatum für das Projekt fest.

So aktualisieren Sie Projekttermine:

  1. Wählen Sie ein Projekt aus der linken Navigationsleiste aus.
  2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menüfeld in der oberen linken Ecke des Projekt-Infofensters.
  3. Wählen Sie „Termine aktualisieren“.
  4. Klicken Sie in dem nun angezeigten Fenster auf „Aktivieren und neu planen“.

Die Projekttermine werden ab jetzt automatisch festgelegt und Sie können die Termine nicht mehr manuell ändern. Wenn Sie oder andere Nutzer das Anfangsdatum der frühsten Aufgabe, Teilaufgabe oder des frühsten Teilprojekts oder das Enddatum von einer der letzten ändern, werden die aktualisierten Termine automatisch angepasst.

Um die Aktualisierung von Terminen in einem Projekt zu deaktivieren, wählen Sie beim oben angeführten Schritt 3 „Termine aktualisieren deaktivieren“.

Hinweis: Auf diese Weise aktivieren und deaktivieren Sie die Aktualisierung nur für das Projekt, das Sie in Schritt 1 gewählt haben. Bei den Teilprojekten dieses Projekts wird die Aktualisierung nicht automatisch aktiviert/deaktiviert.

Sie können die Aktualisierung für mehrere Projekte von der Tabellenansicht aus aktivieren/deaktivieren:

  1. Wählen Sie einen Space, Ordner oder ein Projekt, der/das alle Projekte enthält, bei denen Sie die Aktualisierung aktivieren/deaktivieren wollen.
  2. Wechseln Sie zur Tabellenansicht. 
  3. Lokalisieren Sie die Spalte „Anfangsdatum“ oder „Fälligkeitsdatum“.
  4. Klicken Sie auf das Pfeilspitzen-Symbol neben dem Namen der Spalte.
  5. Bewegen Sie den Mauszeiger über „Aktualisieren“.
  6. Wählen Sie „Für alle Projekte aktivieren/deaktivieren“.
  7. Bestätigen Sie Ihre Entscheidung im nun angezeigten Pop-up-Fenster.

Die Aktualisierung der Termine wird für alle Projekt, die aktuell in der Tabellenansicht sind, aktiviert oder deaktiviert.

Projekte im Gantt-Diagramm

Der Wechsel zum Gantt-Diagramm 1 kann Ihnen dabei helfen, sich ein Bild darüber zu machen, wie Ihr Projekt und dessen Aufgaben zeitlich geplant sind. 

  • Damit ein Projekt im Zeitleisten-Bereich des Gantt-Diagramms angezeigt werden kann, muss es mindestens eine Aufgabe enthalten, dessen Anfangs- und Enddatum festgelegt wurden (oder eine Meilenstein-Aufgabe ).
  • Um alle Projekte in einem bestimmten Space zu sehen, klicken Sie auf den Space-Namen in der linken Navigationsleiste und gehen Sie dann zum Gantt-Diagramm.
  • Um alle Projekte anzusehen, die mit Ihnen geteilt sind und die zu all den Spaces in dem Account gehören (öffentlich oder privat), klicken Sie auf den Bereich "Mit mir geteilt" in der linken Navigationsleiste und gehen Sie dann zum Gantt-Diagramm.

Wie Projekte auf dem Gantt-Diagramm angezeigt werden

  • Der Titel des Projekts wird im Gantt-Diagramm und das Projekt-Symbol 2 links vom Projektnamen angezeigt.
  • Geplante Aufgaben werden unterhalb des Projekttitels angezeigt.
  • Eine Klammer, die den Zeitraum des Projekts kennzeichnet*, befindet sich unterhalb des Projekttitels 3. Die Farbe der Klammer entspricht dem Projektstatus.

*Wurden für das Projekt Start- und Endtermine geplant, dann erstreckt sich die Klammer vom Startdatum des Projekts bis zu seinem Enddatum (unabhängig davon, wann innerhalb des Projektzeitraums Aufgaben geplant sind). Wurden keine Start- und Endtermine für das Projekt festgelegt, erstreckt sich die Klammer vom frühesten Startdatum bis zum letzten Enddatum der zu dem Projekt zugehörigen Aufgaben.

Weitere Angaben darüber, wie Aufgaben und Unterordner im Gantt-Diagramm angezeigt werden, finden Sie hier.

Mehr Infos

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